محصولات
اتوماسیون اداری هوشمند کاتالوگ محصول
مقدمه
امروزه ارتباطات و مكاتبات اداري در سازمانها ، ادارات و موسسات اقتصادي به كلي متحول شده است ، به گونه‌اي كه ديگر فرآيندهاي كند و زمان‌بر اداري و کاغذ بازی های تکراری برای ارباب رجوع پذيرفتني نيست. بر همین اساس، ضرورت دارد تا ابزاري فراهم شود كه با بهره‌گیری از آن بتوان با سرعت و دقت کامل به انجام فرآيندهاي اداري و پاسخ‌گويي به موقع به ارباب رجوع ها پرداخت.
بدين منظور، استفاده از سيستم اتوماسيون اداري به عنوان روشي نوين، از سويي به جريان كار سرعت مي‌بخشد و از سوي ديگر، با جمع آوري اطلاعات مجموعه‌ي فعاليت‌هاي سازمان و طبقه‌بندي آنها، بستر مناسبي را براي سرعت بخشيدن به امور روزمره فـراهم مي‌سازد.
تعریف
اتوماسیون اداری را می توان بکارگیری فناوری اطلاعات وارتباطات در نظام اداری سازمانها وموسسات دانست. (اتوماسیون اداری یعنی نظام اداری مکانیزه همراه با مدیریت گردش کار.)
ضرورت استفاده از اتوماسیون اداری
- جهت اعمال مدیریت وکنترل های داخلی .
- حل مشکلات نظام اداری سنتی سازمانها .
- اعمال مدیریت بر گردش مکاتبات .
- جهت سازماندهی به ارتباطات درون وبرون سازمانی .
- فراهم آوردن بانک اطلاعاتی منسجم از اطلاعات اشخاص وموسسات طرف مکاتبه .
- برقراری ارتباط سریع میان واحدها وپستهای سازمانی وتبادل اطلاعات میان آنها .
مزایای اتوماسیون اداری
- جلوگیری از انباشته شدن مکاتبات.
- تسریع در پاسخگویی به امور ارجاع شده.
- تشکیل بانک اطلاعاتی کارآمد از افراد وسازمانهای مرتبط.
- نظارت بر نظام اداری سازمان وعملکرد افراد.
- جستجو وردیابی سریع مکاتبات.
- دسترسی سریع وآسان به اسناد ومکاتبات گذشته.
- امکان تدوین آیین نامه گردش مکاتبات اداری.
- برچیده شدن روش های سنتی.
- سرعت بخشی به امور اداری.
- افزایش دقت و حصول ضریب اطمینان کامل در کیفیت امور.
- جلوگیری از اتلاف وقت و صرفه جویی در زمان.
- استفاده بهینه ومطلوب از امکانات موجود ( نیروی انسانی ، نرم افزار ، سخت افزار ).
- جلوگیری از سوء استفاده های احتمالی و اعمال سلیقه های شخصی.
- حذف فاصله های زمانی ومکانی.
- مکانیزه شدن بایگانی ها و ایجاد تحول اساسی در شیوه ها و ابزارهای دسترسی به اطلاعات.
- امکان تهیه انواع گزارش ها از اطلاعات آماری ، مدیریتی ، نظارتی ، فوری و ....
- اطلاع بلادرنگ و بی واسطه مدیران شرکت یا سازمان از نتیجه اقدامات انجام شده بر مبنای مکاتبات درونی و بیرونی.
- ترغیب پرسنل به فراگیری تکنیک ها و علوم جدید و جلوگیری از خمود و راکد ماندن سطح عمومی نیروی انسانی.
- حرکت به سوی استانداردهای نوین فن آوری اطلاعات در سطح جهانی.
ابزار اتوماسیون اداری
الف) تجهیزات و لوازم
در بخش تجهیزات ، شبکه ، تجهیزات نرم افزاری و امکانات سخت افزاری از جمله رایانه ،اسکنر ،چاپگر ، قلم نوری و ... مورد نیاز است .
ب) نیروی انسانی
در قسمت نیروی انسانی که از اهمیت به سزایی برخوردار است می توان به نیروی انسانی کار آمد اشاره کرد که این بخش با ایجاد بستر فرهنگی مناسب به وجود می آید .
ج) آموزش
آموزش از ارکان اصلی رسیدن به اتوماسیون است ، که شامل آموزش اولیه ، آموزش های حین اجرا و آموزش های تکمیلی است .
سيستم اتوماسیون اداری هوشمند جلگه و کمک به تحقق دولت الکترونیکی
با توجه به اینکه حجم مکاتبات اداری و گردش نامه ها و اسناد در سازمانها و مؤسسات اداری بسیار بالا می باشد و وجود یک سیستم نامناسب مکاتبات اداری باعث اتلاف زمان ، صرف انرژی بیشتر ، افزایش هزینه ها ودر نتیجه غیر بهره ور شدن سازمان می شود ، سیستم اتوماسیون اداری هوشمند جلگه نرم افزاری است که بوسیله آن میتوان گردش نامه ها و اسناد را بصورت مکانیزه انجام داد و با حذف انرژی جهت انتقال آن از یک محل به محل دیگر گامی مثبت جهت تحقق دولت الکترونیکی برداشت.
سيستم اتوماسیون اداری هوشمند جلگه و افزایش بهره وری
بهبود بهره وری سازمانها , در گرو يافتن راهکارهايی نو در جهت ارتقاء کارايی و اثربخشی در سطح سازمان می باشد . حرکت به سوی استفاده از اتوماسیون اداری هوشمند در سازمان ها ، موسسات و ادارات مهمترین عامل حذف رفت و آمدهای بیهوده ،کارهای تکرای و کاغذ بازی می باشد که با این عمل می توان نرم افزار اتوماسیون اداری را به عنوان اصل اساسی افزایش بهره وری در سازمان ها نامید.
سيستم اتوماسيون اداری هوشمند جلگه و طرح تکريم ارباب رجوع
کاهش مراجعات حضوری و جلوگيری از سردرگمی ارباب رجوع ها در سازمانها يکی از مهم‌ترين اهداف سيستم اتوماسيون اداري هوشمند جلگه است. براي اين منظور، در نرم‌افزار حاضر امكاناتی در نظر گفته شده است که امکان ارسال , پيگيری و دريافت پاسخ را برای مراجعان و سازمان‌های مربوطه ، از راههای غیر حضوری فراهم می‌سازد.
مهمترین اهداف پياده‌سازي و به كارگيري سيستم اتوماسيون اداری هوشمند جلگه
- افزايش سرعت و دقت در پاسخ‌گويي به مراجعان و صرفه‌جويي در زمان آنان .
- بي‌نيازي به مراجعه حضوري برای ارايه نامه و پيگيری پاسخ آن .
- سامان‌دهی، بهينه‌سازی و یک شکل کردن گردش مکاتبات در سازمان ها .
- یکپارچه کردن (استانداردسازی) فرايندهای گردش مکاتبات .
- به حداقل رساندن مکاتبات کاغذی در داخل و خارج از سازمان .
- ايجاد روش‌های صحيح و استاندارد گردش کارها در سازمان و پيگيری بهبود مستمر آنها
- افزايش سرعت ، دقت و ايجاد سهولت در مکاتبات بين سازمانی .
- دسترسی سريع به بايگانی .
- افزايش کارايي کارکنان .
معرفی سیستم اتوماسیون اداری هوشمند جلگه
با توجه به نیاز روز افزون سازمانها ، ادارات ،کارخانجات و موسسات آموزشی به سیستم های دبیرخانه و نامه نگاری مرتبط با بانک اطلاعاتی ، شرکت طرح پرداز جلگه بر آن شد تا سیستم مورد نیاز را طراحی و ارائه نماید. در گام نخست این سیستم یک دبیرخانه تک کاربره بود.اما به تدریج و پس از تکمیل بخشهای مختلف نرم افزار کارایی آن توسعه یافته و هم اکنون می توان ادعا کرد که این نرم افزار یک سیستم اتوماسیون اداری کامل می باشد و در تمام سیستم های اداری از قبیل ادارات دولتی ، شرکتهای خصوصی ، دانشگاهها ، کارخانجات و ... قابل استفاده می باشد . تمام کسانی که دارای نام کاربری و کلمه عبور در این سیستم باشند می توانند وارد سیستم شده و نامه های مربوط به خود را مشاهده نمایند . آنها می توانند نامه را پاراف کرده و جهت اقدام به شخص دیگری ارسال نمایند.
مهمترین مزیت سیستم اتوماسیون اداری هوشمند جلگه ارسال پاسخ نامه برای ارباب رجوع به صورت پیام کوتاه، فکس، ایمیل و یا تلفن گویا است. که البته این کار کاملاً به صورت اتوماتیک و بدون نیاز به دخالت کاربر انجام می شود.
همچنین در این سیستم با تهیه یک گزارش ساده می توان نتیجه نامه ها و رونوشت های ارجاع داده شده توسط هر کاربر را، به تفکیک مراحل مختلف و تمامی اعمال صورت گرفته شده بر روی آنها مشاهده کرد. در آینده بسیار نزدیک این سیستم قادر خواهد بود که با سیستم موبایل نیز کار کند.
برخي از قابليت های نرم افزار:
اطلاعات پايه
- امكان تعريف انواع طبقه بندی نامه مانند : عمومی، عادی، محرمانه، خيلی محرمانه و ... .
- امكان تعريف ارجحيت نامه مانند: عادی، فوری و آنی.
- امكان تعريف شيوه ارسال نامه مانند: دستی، پيک، ارباب رجوع، پستی و ... .
- امكان تعريف انواع وضعيت كنونی نامه مانند: اصل، كپی و... .
- امكان تعريف انواع شرح رونوشت نامه.
- امكان تعريف دستگاهها و اشخاص (حقيقی و حقوقی) طرف مكاتبه.
- امكان تعريف مسئولان سازمان به همراه مشخصات فردی و سمت هر يک.
- امكان تعريف نام و سمت مسئولان دستگاهها و اشخاص (حقيقی و حقوقی) طرف مكاتبه در خارج از سازمان.
- امكان تعريف گروههای طرف مكاتبه و تخصيص كاركنان يا واحدهای سازمانی به گروهها (جهت تسهيل در امر تبادل مكاتبات).
- امكان تعريف جانشين برای هر يک از مسئولان ارجاع و پيگيری و امكان تفويض اختيار كاربران.
- امكان تعريف انواع شرح ارجاع.
- امكان تعريف قالب شماره نامه (وارده ، داخلي و صادره) در هر دبيرخانه.
- امکان تعریف عنوان اعلان.
- امکان تعریف تابلوهای اعلان مختلف.
- امکان تعریف موضوعات پیام.
- امکان تعریف کلاسه بایگانی پیام.
- امکان تعریف گروههای کاربران و اعضای هر گروه جهت اولویت بندی برای ارجاع و رونوشت نامه.
- امکان تعریف فایلهای پیش فرض.
عمليات مربوط به نامه های وارده
- امكان ثبت مشخصات نامه وارده شامل شماره، تاريخ، موضوع، شرح، اطلاعات دستگاه يا شخص (حقيقی يا حقوقی) فرستنده، تاريخ و ساعت ورود نامه، نوع تحويل و ... .
- امكان ثبت مشخصات فرستنده، گيرنده، توزيع كننده و ثبت كننده نامه (جهت رديابی فيزيكی نامه).
- اختصاص شماره انديكاتور به همراه تاريخ ثبت به صورت خودكار.
- امكان ثبت نامه های مرتبط اعم از جواب،، عطف ... .
- امكان ثبت پيوستهای نامه.
- امكان ثبت رونوشت های نامه.
- امكان ثبت ارجاعات به هر تعداد، اطلاعات مربوط به بخش يا شخصي كه نامه به وی ارجاع شده، تاريخ و ساعت ارجاع و تاريخ مهلت اقدام.
- امكان خواندن نامه از طريق فايل و يا از طريق اسكن كردن نامه.
- امكان ايجاد ارتباط مابين نامههاي داراي پيرو و عطفی.
- امكان اسکن نامه با شماره آزاد.
- امكان الصاق انواع ضمائم و پيوستها شامل متن، عكس، فيلم و صدا به نامه مورد نظر.
- امكان تهيه و ثبت متن هامش.
- امكان هامشنويسی متعدد با سطح دسترسی كنترل شده.
عمليات مربوط به نامه های صادره
- امكان ثبت مشخصات نامه صادره شامل شماره، تاريخ، موضوع، شرح، اطلاعات دستگاه يا شخص (حقيقی يا حقوقی) گيرنده نامه، نوع تحويل و ... .
- امكان ثبت اطلاعات مربوط به ارجاع نامه صادره .
- امكان صدور نامه صادره به دستگاههای اجرايی و اشخاص (حقيقی و حقوقی) با حفظ سابقه.
- امكان تايپ و ويرايش نامهها در داخل برنامه .
- امكان تهيه پيشنويس نامه و تصحيح مكرر آن تا مرحله نهايی.
- امكان تبديل پيشنويس تأييد شده به نامه.
- امكان تشكيل فهرست مخاطبان برای نامه هايی با موضوعات و متون يكسان و ارسال گروهی نامه ها.
- امكان تأييد نامه صادره از طرف مقامات مربوط.
- امكان ثبت نامه های مرتبط اعم از پيرو، بازگشت و عطف.
- امكان شماره گذاری نامه صادره مطابق ساختار شماره گذاری مورد نظر سازمان.
- اختصاص شماره انديكاتور به همراه تاريخ ثبت به نامه صادره.
- امكان تعيين تعداد و نوع پيوستهای نامه صادره.
- امكان ارسال تصوير نامه ارسالی به صورت اسكن شده.
- امکان ثبت امضای الکترونیک با قلم نوری.
- امکان ثبت امضای الکترونیک بدون قلم نوری.
عمليات مربوط به مكاتبات داخلی
- امكان ايجاد، پيگيری و كنترل مكاتبات داخلی بين واحدها.
- امكان شماره گذاری نامه های داخلی مطابق ساختار شماره گذاری سازمان.
- امكان ثبت نام و سمت فرستنده و گيرنده.
- امكان تعيين تعداد و انواع پيوستهای نامه.
- امكان ثبت امضا الکترونیکی بر روی نامه داخلی.
عمليات مربوط به گردش مكاتبات و كارهای اداری
- امكان پشتيبانی روش‌های مختلف گردش مكاتبات.
- امكان ايجاد كارتابل الكترونيكی و امكان مشاهده كارتابل توسط افراد مجاز.
- توزيع نامه های وارده به كارتابل مسئولان و ارجاع نامه های وارده و كارهای مرتبط از طريق كارتابل.
- امكان تعيين نامه های مرتبط اعم از صادره، وارده و داخلي و تعيين نوع اقدام و اولويت زمانی انجام كار.
- تشكيل پرونده برای كارها و نامه های مرتبط به آن و رؤيت و پيگيری گردش پرونده ها در سازمان.
- امكان طبقه بندی نامه ها براساس نوع نامه، نوع طبقه بندی، نوع ارسال، ارجحيت و ... .
- امكان پاسخگويی به كارهای ارجاع شده و اعلام خاتمه كار از طريق ارجاع كننده.
- امكان ارجاع نامه به صورت تصوير، صوت، پيغام و ... .
- استفاده و كنترل مركزی تاريخ در كليه مراحل گردش مكاتبات .
- امكان استفاده از امضای ديجيتال.
- اعلام وضعيت كارهايی كه عمليات آن خاتمه نيافته است.
- امكان كنترل، پيگيری و مشاهده گردش ارجاعات شامل فهرست ارجاع دهندگان و اقدام كنندگان.
- امكان استفاده از قلم نوری در پاراف و ارجاع نامه.
عمليات مربوط به پيگيری و رديابی مكاتبات و كارهای ارجاع شده
- امكان پيگيری و روند حركت نامه ها در تمام واحدهای سازمان.
- تعيين مهلت اقدام پاسخ برای هر نامه وارده، داخلی، كارها، دستورها و يا پيامهای ارجاع شده .
- پيگيری مراحل مختلف كار از طريق كارتابل، رديابی وضعيت فعلی آن و نتايج اقدامات انجام شده روی نامه .
- امکان ارسال پيامهای پيگيری، جويا شدن نتيجه كار و ارائه هشدار در مورد ديركرد اقدامات.
- امكان پيگيری كليه دستورها و پيامهای ارسال شده و پيگيری مستمر اقداماتی كه بايد تا تاريخ معينی انجام شوند و تأخير دارند.
- امكان پيگيری و رديابی مكاتبات سالهای قبل.
- امكان پيگيری ارجاع نامه ها از طريق جستجو در شماره، تاريخ، موضوع، نام دستگاه يا شخص (حقيقی و حقوقی) فرستنده، نام دستگاه يا شخص (حقيقی و حقوقی) گيرنده و ... .
عمليات مربوط به بايگانی
- امكان ايجاد و انجام امور مربوط به بايگاني سازمان توسط سيستم.
- امكان ايجاد پروندههاي كاركنان در كامپيوتر.
- امكان كنترل درخواست و ارسال نامه ها از بايگانی و بازگشت آنها به بايگانی و امكان بازيابی محل نامه در هر لحظه.
- امكان ايجاد طبقه بندی موضوعی (موضوع اصلی و زيرموضوع) جهت پرونده های بايگانی.
- امكان به گردش انداختن نامه های بايگانی شده .
- امكان ثبت اطلاعاتی همچون تاريخ خروج پرونده ها از بايگانی، بخش يا شخص تحويل گيرنده پرونده و تاريخ بازگشت مجدد پرونده به بايگانی (جهت پيگيری گردش پرونده ها).
- امكان ايجاد پرونده های شخصی برای هر يک از كاربران و ذخيره سازی نامه های مربوط در آنها.
امكانات جستجو و بررسي
- امكان جستجوی نامه ها به صورت پارامتريک براساس كليه فيلدهای اطلاعاتی به صورت تک فيلد و يا ترکيب چندين فيلد انتخابی.
- امكان جستجو و دسترسی سريع به اطلاعات نامه های وارده و صادره و كليه مكاتبات در گردش، بايگانی شده و كارتابل.
- امكان جستجوی موضوع و شرح نامه ها اعم از نامه های ارسالی و دريافتی و دستيابی سريع به مشخصات نامه.
- امكان جستجوی سريع و آسان نام اشخاص در شرح نامه ها.
عمليات مربوط به گزارشها و مشاهدات
- امكان گزارشگيری از مكاتبات صادره، وارده و داخلی و گزارش از گردش نامه در سازمان .
- امكان گزارشگيری از نامههاي در دست اقدام.
- امكان گزارشگيری و مشاهده نامه هایی كه تحت عنوانی خاص يا در محدوده زمانی مشخص ارسال شدهاند.
- امكان تهيه گزارش مربوط به ارجاعات، پيگيری و سوابق نامه ها.
- امكان گزارشگيری از دفتر انديكاتور.
- امكان مشاهده و گزارشگيری از پيامها و دستورها و امكان مشاهده كارتابل مكاتبات و پيامهای ارسالی و حذف شده.
گزارشات آماری (با رسم چارت)
- آمار کلی نامه های بایگانی شده.
- آمار کلی رونوشت های بایگانی شده.
- آمار کلی نامه ها براساس اولویت ، طبقه بندی ، نحوه ارسال و ... .
- آمار کلی نامه های وارده ، صادره و داخلی.
- آمار کلی مکاتبات وارده با خارج سازمان.
- آمار کلی مکاتبات صارده با خارج سازمان.
- آمار کلی نامه ها براساس کلاسمان.
- گزارش نموداری از کارتابل دبیرخانه.
- گزارش نموداری از کارتابل نامه صادره پیرو وارده(جواب نامه).
- آمار کلی کارکرد واحد ها به روز، هفته ، ماه و سال.
- آمار کلی کارکرد کاربران به روز، هفته ، ماه و سال.
- آمار کلی ورود و خروج کاربران.
- آمار کلی اعلانات نوشته شده براساس نام واحدها و نام کاربران.
امنيت و حدود دسترسي
- امكان ايجاد و تعريف كاربران و تعيين محدوده مجاز اجرای عمليات كاربری.
- امكان تعريف سطوح دسترسی سمتها به انواع مكاتبات طبقه بندی شده (جهت حفاظت اسناد).
- امكان ايجاد تدابير امنيتی برای جلوگيری از دسترسی های غيرمجاز.
- امكان ثبت كليه وقايع سيستم.
امکانات عمومی سیستم برای کاربران
- ثبت، ویرایش و حذف تفویض اختیار.
- امکان ارسال پیام فوری.
- امکان مشاهده لیست و وضعیت پیام های ارسالی.
- امکان ذخیره سازی پیامهای دریافتیو فایلهای آن در کلاسه های تعریف شده توسط هر کاربر.
- اعمال تغییر در کلمه عبور و اختصاص کلمه عبور دوم برای هر کاربر.
- امکان تنظیم آلارم نامه ها و پیام های فوری توسط کاربران
- امکان تنظیم آلارم نامه ها و پیام های دارای هشدار توسط کاربران.
- تغییر پوسته نمایش برنامه.
تابلوی اعلانات
- امکان ثبت، ویرایش و حذف اعلان برای هر کاربر.
- مکان مشاهده تابلو اعلانات و جستجو در آن.
- امکان بایگانی اعلانات.
امکانات مدیر سیستم
- تعریف، ویرایش و حذف واحد سازمانی و پست سازمانی.
- تعریف، ویرایش و حذف اشخاص برای پست های سازمانی.
- تعریف، ویرایش و حذف سطوح دسترسی.
- معرفی و حذف کاربران.
